Réunion du Bureau du 19/10/2008: mise au point

Une partie des participants à la réunion sur le site de vol (de gauche à droite): Jean MAZUY, Louis KALTENBACH, Henri LAMARRE, Eddie JOUAN, en contrebas Frederic CATTO, ainsi que sur la droite des modélistes de passage de la région de Valenciennes.

VDP Blanc-Nez. - PV de réunion de mise au point du 19/10/2008


Rédacteur: Ph. CAMBIER (+32.69.64.78.14) e-mail: cambier_philippe@hotmail.com

Référence de ce doc.: PV081019_2 Création: 20/10/2008 Dernière m-à-j: 28/10/2008
Référence de ce doc.: PV081019_2.doc

1) BUT: Procès verbal de la réunion interne du Bureau,

Tenue le dimanche 19/10/2008, de 10h30 à 11h30, sur le parking du site de vol à Escalles

Etaient présents: les membres du Comité suivants (par ordre alphabétique) :
Philippe CAMBIER (PCAM), Secrétaire adjoint
Frédéric CATTO (FCAT), Trésorier
Daniel DEVEDELEER (DDEV), Commis.Comptes,
Jacques DUBRU (JDUB), Trésorier adjoint
Eddie JOUAN (EJOU), Secrétaire,
Henri LAMARRE (HLAM), Vice-président
Jean MAZUY (JMAZ), Président
Ainsi que
Louis KALTENBACH (LKAL), Membre de l’Association

Excusé: Maxime FRANCOIS

But de la réunion:

1) réunion de mise au point FFAM et statuts,
2) état des formalités d’affiliation
3) quelles seront les étapes après l’affiliation ?
4) fixer une réunion avec un ordre du jour
5) Divers

2) RESUME des points abordés et initiales de l’initiateur

1) Droits et devoirs de tous les administrateurs (PCAM)
2) Respect des procédures (JDUB)
3) Suivi des formalités d’affiliation FFAM (JMAZ)
4) Fixer une date de réunion vers la mi-novembre (TOUS)
5) Eléments d’ordre du jour (TOUS)
6) Divers : réponse à Mr Poher, m-à-j du blog

3) DETAIL:

La réunion du Comité s’est déroulée sur la parking du site de vol car elle n’est pas prévue de durer longtemps et le temps est annoncé clément : plusieurs membres souhaitent donc voler avant et après.
Pour la prochaine réunion HLAM propose de remettre ses bureaux de Marck à disposition de l’association. On pense aussi à trouver une arrière-salle de café permanente, si possible avec une contenance assez grande que pour accueillir une assemblée générale des futurs membres de l’association.

3.1 IL EST RAPPELE A TOUS LES MEMBRES DU BUREAU (PCAM)

a) Que tous ont le droit à s’exprimer et à être entendu, même si c’est contre l’avis de la majorité des autres administrateurs. Mais afin de garantir la bonne entente générale, ceci doit se faire sans acrimonie ni reproches inutiles qui grèveraient la bonne entente. Bonne entente qui existait sur le site de vol depuis bien avant la création de notre association de défense. Ce n’est donc pas le moment de se tromper de combat, dixit LKAL
b) Il ne faut pas non plus faire preuve de susceptibilité exacerbée en cas de « pas d’accord » et considérer cela comme une critique personnelle avec menace de démission. Si chacun est libre de démissionner il faut savoir que cela aussi entraînerait des retards et des frais éventuels de modification de statuts.
c) En ce qui concerne la gestion journalière, tout le monde renouvelle sa confiance à Jean Mazuy, Président. Cette confiance est d’ailleurs accordée plus à la personne de JMAZ qu’à celle de la fonction, qui peut être amenée à changer dans le futur (décision personnelle, impossibilité, …).
d) En cas de divergence sur une décision majeure à prendre les statuts règlent la façon d’agir : vote éventuel avec consultation par email ou téléphone si il y a urgence. D’où leur importance et le fait que chaque modification doit être approuvée après une assemblée constituante.
e) DDEV rappelle que, comme il n’a pas internet à la maison (les emails lui sont communiqués par son fils, parfois avec retard), il est en principe d’accord avec les décisions prises par la majorité. Il précise qu’il a accepté sa participation au Comité afin de défendre aussi les intérêts de ses collègues modélistes flamands, nombreux de passage sur le site.

3.2 JACQUES DUBRU EXPRIME SON MECONTENTEMENT (JDUB) Résumé:

a) Jacques a subi une hospitalisation de plusieurs semaines. A son retour il a pris connaissance de 73 emails dont la majeure partie en provenance de l’association. Il lui a donc été difficile de déduire ce qui est important et ce qu’il ne l’est pas, ni de suivre ce qui a déjà été décidé et ce qui est toujours pendant. C’est le cas pour l’affiliation FFAM. Nous lui avons résumé les différentes étapes de cette décision collective due à l’urgence.

b) La phase d'approbation des nouveaux statuts a eu lieu par emails à MFRA et visite à DVED et JDUB. Des assurances sont données qu’à l’avenir pour des décisions importantes ce raccourci de procédure ne se produira plus.

3.3 SUIVI DES FORMALITES D’AFFILIATION FFAM (JMAZ)

a) JMAZ remets à chacun une copie des nouveaux statuts déposés le 06/10/2008. Ceci n’a, étonnamment, engendré aucun frais.
b) Le dossier pour la FFAM est bien avancé. On attends l’autorisation du propriétaire du terrain (Commune). LKAL s’en charge.
c) Ensuite il faudra envoyer l’entièreté des documents à Mr Houel et attendre une quinzaine de jours pour obtenir un no d’agrément FFAM.
d) JMAZ a acheté un Livre de comptes et un cachet
e) Ouverture d’un compte en banque pour association : tout le monde est d’accord sur le principe des deux signatures Président ou Trésorier (l’une ou l’autre). JMAZ prendra la banque où il a ses habitudes avec le personnel. Note : il faut qu’il y ait une agence aussi près de chez le Trésorier.

3.4 PLANNIFIER LA PROCHAINE REUNION (JMAZ)

a) Les administrateurs Belges qui viennent de loin vont se concerter par email pour proposer une date vers la mi-novembre, si possible avant que les campings soient fermés afin qu’ils n’aient pas à faire l’aller/retour dans la même journée.
b) Dès que la date aura l’agrément de tous et que le lieu en sera fixé on convoquera la presse locale pour qu’elle assiste à la réunion, prenne des photos des membres, et écrive un article pour informer les gestionnaires du projet et l’Administration que l’association « travaille » de façon sérieuse.

3.5 A PREVOIR DANS L’ORDRE DU JOUR DE LA PROCHAINE REUNION (TOUS)

a) Cotisations : fixer les cotisations des différents types de membre (actifs, associés, de passage, invités, …)
b) Forme de la carte de membre ou de la carte « invité »
c) R.O.I. à finaliser. JMAZ a déjà des éléments mais ils sont à finaliser.
d) Fichier des membres (Excel ?) à finaliser car des candidats se sont manifestés. PCAM en a fait parvenir un projet à JMAZ. Il faudra y ajouter : le type de membre, le no FFAM, la cotisation payée, si payé pour brochure FFAM ou pas, …
e) Le panneau de fréquences
f) Le panneau à financer par la FFAM
g) Le dossier à présenter lors de la Table ronde.
h) Site internet : LKAL suggère de remplacer l’instrument de communication actuel qu’est le blog par un vrai site internet multilingue où il sera possible d’afficher des adresses, fiche d’inscription, forum, … EJOU connaît un générateur de site simple. PCAM aussi et s’en occupe dès que possible. Suggestion de contenu à faire. P.ex. :
· Accueil
· Le Club
· Les Réalisations
· Les Conseils
· Les News
· Les Amis
· Le Conseil d'Administration
· Les Documents Officiels
· La Fédération
· Contactez-nous,
· Météo sur le site du Cap
i) Divers
j) …

3.6 DIVERS

a) La réponse à Hervé POHER (Vice-président du Conseil Général NPDC) lui a été envoyée le 06/10/08 ainsi que les autres administrations en copie.
b) Le blog a été mis à jour le 14/10/08 avec les éléments suivants :
· La lettre du 29/09/08 du Conseil Général
· Notre réponse du 07/10
· Le « flyer » (carte de visite) de notre association
· Nos actions récentes (Gendarmerie, garde nature, …)
· Notre lettre à la FFAM du 25/09/08
· La réponse de la FFAM du 29/09/08
· Le PV de la réunion technique du 04/10/08 avec le représentant de la FFAM : Mr Houel
c) Le blog n’a pas encore été diffusé via les forums, sites des Grands Planeuristes, sites généraux, emails des sympathisants, ... PCAM attends l’approbation du présent PV pour le publier et diffuser.

Les membres se séparent vers 11h30.

4 PROCHAINES REUNIONS:

4.1 PLEINIERE : indéterminée (lorsqu’il y aura des membres enregistrés)
4.2 DU COMITE : vers la mi-novembre sauf urgence
a) Date exacte à fixer sous peu : voir 3.4
b) Idem pour l’Ordre du Jour : voir 3.5