Notre lettre du 26/11/2008 au Département

Ainsi que précisé dans le PV de notre réunion du 09/11/08, point 3.2 nous avons écrit au Conseil Général du Pas-de-Calais pour leur signaler que, conformément à leur recommendation, nous sommes maintenant affiliés FFAM et que nous nous attendons à être convoqués sous peu à une "Table ronde" afin de pouvoir rédiger une convention permettant de maintenir la pratique du vdp sur ce site Blanc-Nez.
En voici son contenu: (sa forme a été modifiée par l'éditeur du blog)
====================================================================
Jean MAZUY
52 rue Casimir Delavigne
62100 CALAIS Tél. 03 21 97 43 65
Email : jean.mazuy@wanadoo.fr
Président de l’association « VDP Blanc Nez »

A Monsieur Hervé POHER
Vice-Président du Conseil Général du Pas-de-Calais
Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS Cedex 9

Calais, le 26 / 11 / 2008

Concerne : l’activité aéromodéliste au cap Blanc Nez – demande de réunion
Réf : v/l du 29/09/08, n/l du 07/10/08.

Monsieur le Président,

nous nous référons à nouveau à votre lettre du 29/09/2008, intitulée « Réponse à l’association « Vol de pente ».
Nous vous informons que, conformément à votre recommandation dans la précitée, nous avons terminé les formalités d’affiliation de notre association VDP Blanc-Nez auprès de la Fédération Française d’Aéromodélisme (FFAM).

Ainsi que l’officialise son attestation d’affiliation 3014/503 du 04/11/2008 la FFAM reconnaît maintenant notre association comme officiellement enregistrée.

Nous sommes donc prêts à participer le plus rapidement possible à une table ronde organisée par vos services, afin de prévoir les modalités de la pratique de l'aéromodélisme au cap Blanc Nez.

Nous vous en remercions par avance.

Veuillez agréer, Monsieur le Président, nos sincères salutations.

Jean MAZUY

PV de réunion du 09/11/2008: sommes FFAM: quid ?

Dans l'urgence (puisque ceci constituait une condition sine qua non pour l'Administration) nous nous sommes affiliés au pas de course à la FFAM (Fédération Française d'Aéromodelisme). Dès que nous avons obtenu notre numéro d'affiliation nous avons tenu une réunion du Bureau pour assurer le suivi. Voici son procès verbal (la forme a été modifiée par l'éditeur du blog):
=====================================================================

VDP Blanc-Nez.

Ph. CAMBIER
(+32.69.64.78.14
e-mail: cambier_philippe@hotmail.com

P.V. réunion du: 09/11/2008
Date de Création: 26/11/2008
Référence de ce doc.: PV081109_2.doc
Réunion « affiliation FFAM OK» du Comité de l’Association
Dernière m-à-j. 02/12/2008 2:02:00 PM

1) BUT: Procès verbal de la réunion interne du Bureau,
Tenue le: dimanche 09/11/2008, de 10h30 à 13h,
dans les locaux Mécadentelle à Marcq

Etaient présents: les membres du Comité suivants (par ordre alphabétique) :
Philippe CAMBIER (PCAM), Secrétaire adjoint
Daniel DEVEDELEER (DDEV), Administrateur
Jacques DUBRU (JDUB), Trésorier adjoint
Henri LAMARRE (HLAM), Vice-président
Jean MAZUY (JMAZ), Président
Ainsi que
Louis KALTENBACH (LKAL), Membre de l’Association
Excusés : Frédéric Catto, Eddie Jouan, Maxime François
But de la réunion:

1) Notre association est maintenant enregistrée à la FFAM
2) Fixer les cotisations annuelles
3) Rédiger un R.O.I.
4) Divers

2) RESUME des points abordés et initiales de l’initiateur (*TdM automatique)
3.1 NOTRE ASSOCIATION EST ENREGISTREE A LA FFAM (JMAZ) 2
3.2 ACTE DE NAISSANCE A DIFFUSER LARGEMENT (PCAM) 2
3.3 DATE DE L’ASSEMBLEE GENERALE (JMAZ) 2
3.4 DOSSIER A TRANSMETRE A LA DGAC (JMAZ) 2
3.5 FIXATION DE LA COTISATION ANNUELLE (TOUS) 2
3.6 REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR (R.O.I) (JMAZ) 3
3.7 BANQUE (JMAZ) 3
3.8 DIVERS (TOUS) 3

3) DETAIL:
3.1 NOTRE ASSOCIATION EST ENREGISTREE A LA FFAM (JMAZ)
- Nous avons reçu l’attestation d’affiliation FFAM 3014/503 du 04/11/2008.
- JMAZ va demander à partir de quelle date elle est valable si on paie tout de suite ou vaut-il mieux attendre ?
- JMAZ a assisté à la réunion du CRAM Nord- le 02/11/08 et il a trouvé cette réunion très technique et donc assez lourde pour un nouveau participant comme lui.

3.2 ACTE DE NAISSANCE A DIFFUSER LARGEMENT (PCAM)
- Nous devons diffuser le plus possible cet « avis de naissance » afin de collecter des futurs membres.
- PCAM va demander à Houel où il peut trouver les emails des clubs NPDC.
- On pourra aussi l’envoyer à tous ceux qui avaient répondu par email à la pétition de défense.
- Il faut écrire à POHER et Cie (v.l précédente) pour l’informer de cette affiliation et demander la réunion d’urgence de cette table ronde promise. PCAM fera un brouillon.
* Note de suivi : le 26/11 PCAM a fait suivre à tous par email le projet de lettre

3.3 DATE DE L’ASSEMBLEE GENERALE (JMAZ)
- JMAZ propose de fixer la date normale de l’A.G au 3ème week-end d’avril, date anniversaire de la création officielle de notre association. Personne n’y voit d’inconvénient. En cas d’empêchement elle pourra évidemment être déplacée mais on prend cela comme base.
- Cette réunion pourrait avoir lieu à la Maison des Associations à Calais. Il suffit de voir si elle est libre à la date choisie et réserver. JMAZ va voir les détails.

3.4 DOSSIER A TRANSMETRE A LA DGAC (JMAZ)
- Le « volume de vol » doit être spécifié. Lez zones de vol sont définies dans le dossier fait par HLAM.
- Par contre il faut demander une hauteur au dessus du relief : on est d’accord pour 100 mètres au dessus du relief, ce qui fait plus de 200 m par rapport au niveau de la mer.
- Il faut inclure la Pente des Chasseurs dans celui-ci. Les coordonnées GPS sont nécessaires. JMAZ va trouver un copain avec un GPS pour les relever.

3.5 FIXATION DE LA COTISATION ANNUELLE (TOUS)
- Dépenses déjà engagées par JMAZ à l’heure actuelle (formalités admin. d’enregistrement, cachet, livre de comptes, enregistrement FFAM, CRAM, …) : 163 EUR (à faire figurer en détail dans le livre de comptes)
- Partie cotisation annuelle pour l’association : fixée temporairement à 10 EUR (pour les membres associés = affiliés FFAM dans un autre club, no à communiquer.
- Cotisation annuelle FFAM : 40 EUR min. (+6 si revue trim. à inclure). Moins pour les jeunes : voir sur le site FFAM c’est indiqué.
- Modélistes de passage : Pass « Découverte » FFAM valable deux mois (et renouvelable une seule fois. Quid après ?) : 9 EUR pour la FFAM + 10 pour nous + ? pour le commerçant qui vends ?
- Demander à Mr Houel si le pré formulaire est valable tout de suite ?
- Proposer au restaurant « Les Falaises » (resto du camping, patron est modéliste débutant) s’il accepterait de placer ces formulaires. JDUB va aller lui en parler mais il a bon espoir. Si oui penser à la faire membre d’honneur ensuite. Mais ce resto est-il ouvert toute l’année ?
- Il faudra penser à imprimer des cartes de membres avec le cachet de l’association. Utiliser du papier de couleur plus lourd que le 80gr normal (papier un peu cartonné).
- Il semble vraisemblable que le Garde nature, assermenté, puisse demander ce document aux modélistes qui volent sur le site et aller jusqu’à interdire de voler ou même d’infliger une contravention. On préfèrerait qu’il envoie ces « contrevenants » chercher un Pass chez le commerçant habilité à le délivrer.
* Note de suivi : le 20/11 JMAZ nous informe par email que :
Le restaurant du camping d'Escalles ,le patron est d'accord pour prendre les inscriptions (licences et cotisations). Nous avons instauré un système de carnet à souche. Dès que la personne fait le règlement il reçoit la 1ère souche qui fait foi de l'inscription. La personne est immédiatement membre de la FFAM. JMAZ passera tous les quinze jours et j'ai deux mois pour faire les licences. La personnes recoit sa licence par la poste. J'attends les tarifs des licences (cadet et juniors) et je vais voir avec le patron du restaurant

3.6 REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR (R.O.I) (JMAZ)
- JMAZ a récolté des idées mais il faut l’examiner en détail avant la prochaine Table Ronde avec les Autorités.
- Comme il est tard on fera cela prochainement par email. Mais il est demandé à chacun de participer et de donner constructivement son avis. Il sera facilement modifiable ultérieurement car il ne doit pas être enregistré.
- JDUB et PCAM préfèrent les recommandations aux interdictions car jusqu’à présent ce site a été un site de vol « libre ». Même si réglementé à présent, cet esprit doit tendre à subsister.

3.7 BANQUE (JMAZ)
- JMAZ va faire ouvrir le compte en banque. Doit être aussi accessible par le Trésorier. Actuellement c’est Frédéric CATTO qui est désigné. Mais est-il réellement en mesure d’accomplir cette tâche régulière car il vient rarement aux réunions : or une disponibilité minimale et une compétence comptable sont indispensables.
* Note de suivi : le 26/11 JMAZ nous informe par email que :
Voici les coordonnées du compte ouvert le 20/11/08 :
Compte ouvert au : CREDIT MUTUEL NORD EUROPE
Domiciliation : CCM CALAIS 2 Bd Pasteur 62100 CALAIS T. 03 20 35 20 49
Banque Guichet N° de compte Clé Dev Domiciliation
15629 02625 00020727101 68 EUR CCM CALAIS
Codes internationaux : IBAN : FR76 1562 9026 2500 0207 2710 168 BIC: CMCIFR2A
Titulaire du compte: VDP BLANC NEZ 52 rue Casimir Delavigne 62100 CALAIS
Signatures : le président : Jean MAZUY Le trésorier : Frédéric CATTO

3.8 DIVERS (TOUS)
- HLAM et PCAM suggèrent de faire réaliser des « vestes de sécurité » fluorescentes aux armes de notre association. PCAM a fait réaliser cela récemment pour une autre association et cela revient en fonction du volume commandé aux environs de 5 EUR. Devis à demander par PCAM.
- JMAZ va utiliser un logiciel standard gratuit pour la gestion de l’association (fichier des membres, cotisations payées, revues ou pas, …). Il diffusera ce lien pour examen. PCAM précise qu’il doit être aisément transportable sur un autre PC à des fins de back up (copie de sécurité régulière chez un autre membre du Bureau).

Les membres se séparent vers 13h00.

4) PROCHAINES REUNIONS:
4.1 PLEINIERE : probablement le 3ème w.e d’avril 2009
4.2 DU COMITE : dès que la date de la Table Ronde est connue
- Date exacte à fixer dès que faire se peut : voir 3.2
- Idem pour l’Ordre du Jour :
- Qui participera à la Table Ronde ?
===================================================================